Polityka Prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest RecepcjaAI (dalej: „Administrator”), operator platformy wirtualnej recepcjonistki AI.

We wszelkich kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@recepcjaai.pl

Niniejsza Polityka Prywatności sporządzona jest zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Dane rejestracyjne konta: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, adres siedziby firmy, NIP.

Dane rozliczeniowe: dane karty płatniczej (przechowywane wyłącznie przez operatora płatności), historia transakcji i faktury.

Dane konfiguracyjne usługi: numery telefonów obsługiwanych przez AI, skrypty rozmów, harmonogramy pracy, integracje z zewnętrznymi kalendarzami.

Dane rozmów i interakcji: logi połączeń telefonicznych, transkrypcje rozmów prowadzonych przez asystenta AI, wiadomości WhatsApp obsługiwane przez system.

Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, dane dotyczące sesji i aktywności w Panelu administracyjnym, pliki cookie niezbędne do działania usługi.

Dane klientów Użytkownika: imiona i numery telefonów osób kontaktujących się z firmą Użytkownika za pośrednictwem naszego systemu — przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): świadczenie usługi wirtualnej recepcjonistki, obsługa konta, wystawianie faktur, wsparcie techniczne.

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): poprawa jakości usługi, zapobieganie nadużyciom, bezpieczeństwo systemów informatycznych, marketing bezpośredni do obecnych Użytkowników.

Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): przechowywanie dokumentacji księgowej przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat).

Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): wysyłanie newslettera, powiadomień marketingowych — wyłącznie po wyrażeniu wyraźnej zgody, którą możesz wycofać w dowolnym momencie.

Dane konta: przez czas trwania umowy oraz 3 lata po jej rozwiązaniu (przedawnienie roszczeń).

Dane rozliczeniowe i faktury: przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę (obowiązek wynikający z przepisów prawa podatkowego).

Transkrypcje rozmów i logi: przez 90 dni od daty rozmowy, chyba że Użytkownik w Panelu administracyjnym wyraźnie skróci lub wydłuży ten okres.

Dane techniczne i logi sesji: przez 12 miesięcy.

Dane marketingowe: do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom przetwarzającym, działającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych: dostawcy infrastruktury chmurowej (serwery w UE), operator płatności, dostawca usług e-mail i SMS, dostawca narzędzi analitycznych.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych żadnym podmiotom trzecim.

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Dane klientów Użytkownika (osób dzwoniących) nie są wykorzystywane przez RecepcjaAI do własnych celów marketingowych.

Prawo dostępu (art. 15 RODO): możesz zażądać informacji o tym, jakie Twoje dane przechowujemy i jak je przetwarzamy.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): możesz poprawić lub uzupełnić niekompletne dane — bezpośrednio w Panelu administracyjnym lub przez kontakt z nami.

Prawo do usunięcia (art. 17 RODO): możesz żądać usunięcia danych, jeśli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane — z zastrzeżeniem obowiązków prawnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): możesz żądać wstrzymania przetwarzania danych na czas weryfikacji ich prawidłowości.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO): możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania.

Prawo do skargi: jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania usługi: sesyjnych (uwierzytelnienie) oraz preferencji interfejsu.

Nie korzystamy z plików cookie śledzących ani reklamowych bez Twojej wyraźnej zgody.

Możesz zarządzać plikami cookie w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie niektórych cookie może ograniczyć funkcjonalność Panelu administracyjnego.

Wszelkie wnioski dotyczące praw wynikających z RODO oraz pytania w sprawach ochrony danych osobowych prosimy kierować na adres: kontakt@recepcjaai.pl

Odpowiadamy na wnioski w terminie 30 dni od ich otrzymania. W przypadku skomplikowanych wniosków termin ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym poinformujemy Cię niezwłocznie.

Polityka Prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach informujemy Użytkowników drogą e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.